「六个到位」一次到位 拒绝重复:电话咨询相关问题的注意事项——新手诉讼律师的电话咨询指南|办案手记

更新时间:2020-11-22 16:26:27    来源: 无讼网络视频平台     手机版 我要报错

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一次到位 拒绝重复:电话咨询相关问题的注意事项——新手诉讼律师的电话咨询指南|办案手记

在日常工作过程,诉讼律师经常需要就特定事项或问题咨询相关公权力部门。但由于公权力部门的办公电话接待量过大,导致打通电话可能需要花费一定时间。如果不能一次到位咨询完毕想要了解的所有问题,反复补充咨询确认,则会非常不便于工作的高效开展。

尤其对于初入职场的新手诉讼律师来说,资深律师经常会交代一些询问案件立案及承办法官分配进展情况、工商或不动产等部门调档准备材料事宜、了解特定交易税收征缴等特定事项或问题的电话咨询工作。初入职场的新手诉讼律师,由于缺乏相关事宜的实务处理经验,很难通过一次电话咨询,反馈资深律师所需的全部信息。所以,基于高效的工作原则,本着一次到位、拒绝重复的指导方针,结合笔者多年电话咨询的相关经验教训,现将诉讼律师电话咨询公权力部门常见场景的注意事项予以真诚分享,期待能对你的电话咨询工作有所帮助。

一、诉讼律师电话咨询公权力部门的常见场景类型

通常来说,诉讼律师电话咨询公权力部门的常见场景有三,分别为:询问自己或团队代理案件的进展情况,咨询办理法院立案或阅卷、工商调档等特定事项流程事宜,以及了解税务、社保或物业等特定问题。不同电话咨询场景所对应的部门不同,具体咨询事宜的性质及内容也有所差异。因此,不同电话咨询场景中的应注意事项也有所区别。

二、询问案件进展情况中的电话咨询注意事项

诉讼律师经常需要就自己或团队代理的案件向法院询问案件办理进展情况。案件是否已经分配承办法官,会影响确定具体的询问部门。根据法院的审判工作流程,案件经由立案而未分配承办法官之前,通常仍会由立案庭负责。待案件具体分配承办法官后,代理律师可以直接联系承办法官或其法官助理、书记员。如案件涉及财产保全,可能需就财产保全事宜咨询保全法官(通常为执行局法官)。因此,结合前述法院的审判工作流程,询问案件进展情况的方式有两种:一是通过12368诉讼服务热线,询问案件登记在系统内的全部信息;二是直接与承办法官、法官助理或书记员沟通,询问案件进展情况。由于与案件承办法官的沟通内容及方式,视案件情况不同而多有差异。新手律师可能还不具备直接与法官沟通的经验,故通常多会由资深律师处理。所以,这里主要就通过12368诉讼服务热线电话咨询案件进展情况的应注意事项,予以分享:

第一步:明确待查案件的基本信息。由于12368诉讼服务热线系以系统检索的方式,查询案件进展信息。所以,作为新手的你,准确获取当事人名称、受案法院及重要时间节点就极为重要。如果不能提供准确的当事人名称和受理法院信息的,则无法进行查询。而之所以需要获取重要时间节点信息,是因为同一诉讼当事人可能会在同一法院有多个涉诉案件。通过提供重要时间节点信息,可以快速锁定待查案件,以提高效率。当然,如果代理某一当事人在同一法院的多个案件,可直接以当事人名称作为检索关键词,一并查询该当事人在同一法院的多个案件信息,以避免数通电话才能查询全部案件信息的尴尬。

第二步:准确记录待查案件相关信息。在提供了准确的案件基本信息后,通过12368诉讼服务热线就可以获取系统内的案件基本信息,包括:案号、承办法官(如已分配)、电话等。这里需要特别注意的是:

首先,请确认承办法官的所在业务庭室。因为有些时候,案件经立案后会先在系统内自动分配承办法官。实际处理案件的承办法官,可能会与系统内的显示有所不同。因为法院会基于审判工作流程将特定类型的案件交由特定业务庭室审理,所以在了解了承办法官的业务庭室后,你可以通过公开搜索引擎,尝试查询该庭室的办公电话,以核实确认实际承办案件的法官及其联系方式。

其次,请补充询问系统内是否显示其他电话。多多了解系统内的联系电话,可以获得联系法官的多种渠道。当然,如果系统内显示了不止一个电话,请确认每个电话所属的工作人员(法官?法官助理?书记员)。

再次,请在未查到承办法官信息时,咨询获取立案庭电话。如果系统内未显示承办法官信息,则案件通常仍在立案庭处(当然不排除系统延迟因素的影响)。通过获取并直接拨打立案庭电话,你可以直接从受案法院自己的内部案件登记系统,更快获取相关案件信息。

最后,请记得在手机通讯录内留存所了解的所有法院及其具体工作部门、工作人员的全部电话!这绝对会成为方便你以后工作的宝贵资料。当然,有些时候通过百度、法院官网也可能获取一些对外办公电话,借此线索进行咨询,可能会事半功倍。

三、询问办理特定事项时的电话咨询注意事项

诉讼律师经常会在代理案件过程中,为核实确认相关案件事实,而前往特定公权力部门并调取相关资料。比较常见的场景就是前往工商部门调取特定公司的工商档案、前往法院阅卷等。但新手诉讼律师可能并无办理相关事项的经验,故当其向资深律师反馈时,总会发生难以一次反馈完毕而需要再次电话核实具体细节的尴尬。总体来说,办理特定事项的电话咨询工作的总思路为:办理何事-何时-何地-需要何种材料。具体而言:

(一)办理何事?

资深律师有些时候并没有明确告知你代办事宜,可能仅是告诉你他想做什么事情,以达到什么目的。此时,你需要先与资深律师确认清楚代办事项,然后网上检索办理代办事项的所属具体部门。通常情况下,各地人民政府的官网一般都会在公众服务窗口,对外公布具体代办事项的所属政府部门及其办理指南。但出于谨慎起见,建议还是电话核实确认政府官网对外公布的办理指南是否准确。此外,有些时候因为分片管理的问题,可能还需核实接受电话咨询的具体部门是否为实际受理部门。

(二)何时?

公权力机关基于内部的工作安排,可能会在特定工作时间段不提供办理特定事项的服务。比如有些法院可能会因为工作安排,而不接待周五下午时间的阅卷;有些工商部门可能仅在特定时间段办理调档。所以,除电话咨询办理特定事项的正常工作时间外,还需要了解核实是否存在某些工作时间不接受办理特定事项的情况。

(三)何地?

有些公权力机关的具体业务部门并不在本部办公,可能在离本部较远的其他地方办公。如果提前不了解清楚办理特定事项的具体业务部门所在何处,而直接前往百度地图标注的位置,则可能会徒劳无功。尤其去往外地法院或工商等部门办理特定事项时,一定要提前联系确认好具体业务部门的所在地。

(四)所需何种材料?

具体业务部门工作人员通常会电话告知办理特定事项的所需全部材料。但这里需要提示注意几点:第一,核实清楚所需文件是否为原件或只需复印件即可?如果只需提供复印件,是否需要加盖相关单位的公章?第二,实习律师是否可以单独前往办理并提供实习律师证?

四、询问了解特定问题时的电话咨询注意事项

在代理案件过程中,诉讼律师经常会因案件需要,而向相关公权力机关咨询了解特定专业问题。比如,涉及公司证照返还的诉讼中,可能需要提前与工商部门沟通了解相关专业问题;在诉讼调解中对于税费承担的问题,可能需要提前与主管税务部门了解缴税政策,而综合考虑选择可接受的调解方案;涉及物业合同纠纷中,可能需就人防工程、供暖补贴等特定问题而咨询住建委。以上特定专业问题的解答,除可通过公开网络检索而实现外,更为高效的处理方式之一就是直接咨询特定主管部门。直接咨询特定主管部门,可能直接获得答案。即便不能获得相关答案,也可能基于工作人员电话解答的内容,而缩小检索范围,进而高效解决问题。具体电话咨询特定问题的流程如下:

一次到位 拒绝重复:电话咨询相关问题的注意事项——新手诉讼律师的电话咨询指南|办案手记

根据上述咨询特定问题流程,需要特别提示注意三点:第一,务必清楚问题核心及事实,并精炼问题。有些重大复杂疑难的争议解决中,需要咨询特定机关多个关联问题。因此,务必清楚问题核心所在,并精炼提问。否则,具体接受咨询机关的工作人员可能因为你的表述不清,而不能提供有效的咨询意见。第二,咨询特定机关时,首先要确认该咨询问题是否属于其解答范围。否则,如果你不能精炼问题并介绍了很久后,接受咨询的机关答复非属其主管,将会很浪费双方时间。当然,如有可能,可请其告知可解答该问题的具体部门及其联系方式。第三,在确认问题属于其解答范围后,你可以将复杂的问题拆分成若干小问题,逐一向其请教。

电话咨询技能是诉讼律师的必备技能之一。掌握好的电话咨询技能,可为代理案件提供助力。初入职场的新手诉讼律师因为缺乏相关实务经验,可能难以较好掌握电话咨询的相关技巧。希望笔者以上的电话咨询经验教训分享,会对新手诉讼律师日后的电话咨询有所帮助。

“办案手记”栏目由杨骏啸律师主持,战斗在办案一线的天同律师们将在此和大家分享一些日常工作中点滴形成的思考。如您对“办案手记”栏目有任何想法、意见、建议,欢迎留言告诉我们

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